PROYECTO MANUAL DE CONTRATACION DE LAS ESEs

LINEAMIENTOS CONTRATACION DE LAS

EMPRESA SOCIALES DEL ESTADO

CONSIDERANDO:

 Que el numeral 6° del artículo 195 de la Ley 100 de 1993, establece que las Empresas Sociales del Estado se someterán al régimen contractual de derecho privado, pero podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas excepcionales al derecho común  previstas en el Estatuto General de Contratación Pública.

 Que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, establece que las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual distinto al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstos legalmente para la contratación estatal.

Que el artículo 76 de La Ley 1438 de 2011 estableció que las Juntas Directivas de las Empresas Sociales del Estado deberán adoptar un estatuto de contratación de acuerdo con los lineamientos que defina el Ministerio de la Protección Social hoy de Salud y Protección Social.

Que con fundamento en lo anterior,

RESUELVE:

Artículo 1. Objeto. Mediante la presente resolución se fijan los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado, adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual.

 Artículo 2.- Principios que rigen la actividad contractual:

 Principio de Planeación: Corresponde a la necesidad de que los procesos contractuales se adecuen a los proyectos y programas de las Empresas Sociales del Estado para el cumplimiento del servicio público de salud que tienen encomendado y cuenten con un estudio previo sobre el objeto, alcance, obligaciones de las partes, riesgos y valor del contrato.

Principio de Transparencia:  Significa que las Empresas Sociales del Estado deben adoptar y utilizar procesos de  selección de los contratistas que permitan la participación plural de proponentes,  con base en reglas claras, precisas  y objetivas, que sean de público conocimiento, y que garanticen la selección de la propuesta más favorable para la entidad.

Principio de Economía:  En laContratación  se observarán los trámites estrictamente necesarios, para lo cual se señalarán los términos perentorios en las distintas etapas de contratación, así mismo los funcionarios de la entidad deberán dar impulso oficioso y eficaz a las correspondientes actuaciones de tal forma que los procedimientos sirvan para agilizar las decisiones y actuarán de tal manera que el desarrollo de las actividades contractuales corresponda a los objetivos, prioridades, estrategias y orientaciones de la política general de la institución.

 Principio de Responsabilidad: Los funcionarios deben velar porque se respeten los principios y  fines de la contratación estatal enmarcados dentro de la correcta prestación de los servicios de salud a su cargo,  vigilar la debida ejecución del contrato, y  la protección de los derechos de la entidad y del contratista.

Principio de Imparcialidad: En los procesos de contratación las ofertas se seleccionarán tomado en cuenta exclusivamente las características objetivas de las mismas, previa verificación de las condiciones del proponente.   

 Principio de Celeridad: Las Empresas Sociales del Estado y sus servidores impulsarán los procesos de contratación con el fin de que una vez iniciado un proceso, el contrato pueda adjudicarse, celebrarse  y ejecutarse a la mayor brevedad posible.

 Principio de Eficacia: Seadoptaránlas medidasnecesarias para que los procesos de contratación logren su finalidad, previendo todos los factores que puedan entrabar el proceso de contratación.

 Principio de Publicidad: Cada una delas decisiones que adopte la entidad deben ser comunicadas, notificadas y publicadas en los términos de ley.

Igualmente se refiere a la divulgación que debe dar al estatuto de contratación adoptado por la entidad, así como de sus procesos selectivos, a través de la página web de la entidad o de cualquier otro medio que permita su divulgación.

 Principio de Eficiencia: Obliga a la correcta asignación y utilización de los recursos, de tal forma que se garantice la  mejor prestación del servicio al menor costo económico.

Principio de igualdad de oportunidades: Corresponde al derecho de los particulares de participar en los procesos de selección en idénticas oportunidades respecto de otros oferentes y de recibir el mismo tratamiento. Los interesados y participantes deben obtener las mismas facilidades y estar en posibilidad de efectuar sus ofertas sobre las mismas bases y condiciones.

Buena Fé: Tal como se señala  en la Constitución Política, las actuaciones de los particulares y de las  Empresas Sociales del Estado deben ceñirse a los postulados de la Buena Fe, que significa según la jurisprudencia de la Corte Constitucional “Ajustar un comportamiento a una conducta honesta, leal y conforme con las actuaciones que podrían esperarse de una persona correcta”.

Artículo 3.- Sistemas de selección. De acuerdo con el presupuesto de la Empresa Social del Estado podrán establecerse procesos de selección bajo las siguientes modalidades:

Convocatoria pública      corresponden a aquellos mediante el cual se formula públicamente una      convocatoria para que en igualdad de oportunidades, los interesados      presenten sus ofertas y la Empresa Social del Estado seleccione la      propuesta más favorable.

Contratación directa: Es el      procedimiento en el cual se celebra directamente el contrato. Se debe      definir en el estatuto de contratación las circunstancias en las cuales se      puede realizar la contratación directa.       En cada caso se debe contar con un estudio de factibilidad que      determine la conveniencia  para la      celebración de este tipo de contratos.

Contratación por subasta: Corresponde      a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas      uniformes, es decir que posean las mismas especificaciones técnicas  independientemente de su diseño o de sus      características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad.   

Parágrafo 1: Las Empresas Sociales del Estado bajo la modalidad que estimen pertinente  podrán asociarse con el fin de buscar economías de escala, calidad, oportunidad  y eficiencia para la compra de insumos, dispositivos y demás elementos y servicios  necesarios para la prestación de los servicios de salud, las cuales deben estar precedidas de un estudio previo que justifique este tipo de asociación para contratar.

Parágrafo 2: Todos los sistemas de selección deberán cumplir con lo  establecidos en la presente resolución.

Artículo 4.- Mecanismos Electrónicos para la contratación. Las Empresas Sociales del Estado podrán implementar procesos de selección utilizando los mecanismos tecnológicos a su alcance, sin perjuicio de que en su página web deben publicar todos los procesos de selección, y los contratos celebrados,  y si es del caso utilizar el Portal Único de Contratación del Estado.

Artículo 5.- Etapas de la actuación contractual: La actuación contractual comprende las siguientes etapas:

1. Etapa      Precontractual

1. Etapa      contractual
2. Etapa      poscontractual

Artículo 6.- Etapa Precontractual. Corresponde a los aspectos que se deben tener en cuenta para adelantar un proceso de contratación, como son:

Plan de compras:      Anualmente la Entidad deberá elaborar un plan de compras acorde con las      necesidades de la entidad y los recursos con que se cuenten del cual se      derivaran los contratos a celebrar y los procedimientos de selección a      adelantar.

Estudios y documentos previos: El área      correspondiente deberá revisar el plan de compras y elaborar los estudios      y documentos necesarios que sirvan de soporte para tramitar los procesos      de contratación de la entidad, que deberán contener:

a.    La justificación de la contratación: Comprende la necesidad de la contratación y una sustentación jurídica, económica y técnica sobre el proceso de selección a seguir. Para el efecto se debe indicar en  forma clara y precisa la necesidad a satisfacer, el objeto del contrato, las características o especificaciones del bien, servicio u obra, el alcance del mismo y las obligaciones generales y específicas que debe asumir el contratista, el valor y el tiempo estimado de duración del contrato.

1. b.    Un análisis sobre el valor estimado del contrato: Deberá contener las variables y elementos utilizados para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, su monto y los costos asociados al mismo, incluyendo un estudio de mercado.

 c.    Definición Técnica: Comprende las especificaciones y características técnicas del bien, servicio u obra a contratar y la identificación del contrato a celebrar.

1. d.    Justificación de los factores de selección: Determinar los criterios que son objeto de verificación  y los que son objeto de calificación para seleccionar la oferta más favorable.
2. e.    Asignación y tipificación de los Riesgos: Análisis que permita determinar la tipificación, estimación y asignación de los riesgos del contrato a celebrar.
3. f.     Determinar con claridad el objeto y alcance del contrato: Son las características de acuerdo con su destinación, las condiciones bajo las cuales opera el mercado para los bienes, servicios u obras que requiera la entidad.
4. g.    Disponibilidad Presupuestal: Se deberá contar con el certificado disponibilidad  presupuestal para atender el gasto.
5. h.    Seguimiento e Interventoría del contrato: Se definirán los mecanismos para hacer seguimiento e interventoría a los contratos, para lo cual se asignará la persona responsable de tal actividad.

3. Términos de Referencia. Se elaborarán términos de referencia para efectos de la contratación, para lo cual se deberá tener en cuenta:

La      descripción técnica, completa y detallada del objeto a contratar, y los      demás requerimientos técnicos según el caso.

1. Los      tiempos para presentar propuestas, adjudicar el contrato, suscribirlo y      cumplir los requisitos necesarios para comenzar a ejecutarlos.
2. Los      requisitos habilitantes de los proponentes referentes a la capacidad      jurídica, la experiencia, la capacidad financiera, la capacidad técnica,      según el tipo de contrato a celebrar.
3. Se      definirán las causales que generarían el rechazo de las propuestas      teniendo en cuenta que primará lo sustancial sobre lo formal.
4. Las      reglas de participación objetivas, justas, claras y completas, que no      induzcan a error a los oferentes o impidan su participación, y aseguren      una selección objetiva.
5. Las      condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios      para la ejecución del objeto del contrato.
6. Los      requerimientos y exigencias deben de acuerdo con el objeto del contrato y      el valor del proceso, que no constituyan condiciones o exigencias de      imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de      los informes y documentos que se suministren.
7. Definir      reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas.
8. Determinar      el presupuesto oficial.
9. Los      requisitos de evaluación, que otorguen puntaje, con la descripción clara      de los mismos, la manera como se evaluarán y ponderarán, y las reglas de      desempate.
10. La      tipificación, estimación y asignación de riesgos.
11. El lugar      donde se debe hacer la entrega de las propuestas.
12. El plazo      razonable para los estudios técnicos, jurídicos, y económicos necesarios      para la evaluación de las propuestas y la solicitud a los proponentes u      oferentes de las aclaraciones y explicaciones que se estimen necesarias.
13. El plazo      para la adjudicación y firma del contrato.
14. La      minuta del contrato a celebrar en la que se incluirán entre otros      aspectos: el plazo de ejecución, la forma de pago, las obligaciones de las      partes, la cual se integrará al pliego de condiciones o términos de      referencia como anexo.

Artículo 7.- Inhabilidades e Incompatibilidades para contratar. Se deben tener en cuenta por parte de las Empresas Sociales del Estado para efectos de la actividad contractual las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la  Constitución y en la Ley.

Artículo 8.- Garantías. En el estatuto de contratación se deberá definir las garantías que deberá Solicitar la Empresa Social del Estado de acuerdo con el tipo de contrato, sin perjuicio de las que se pudieren solicitar en la etapa precontractual.

Artículo 9.- Publicación de Contratos. Tanto los términos de referencia como los contratos que se suscriban deberán ser publicados en la página web de las Empresas Sociales del Estado, en caso de carecer de dichos medios de comunicación se fijarán avisos en lugares públicos.Los avisos contendrán información sobre el objeto y características esenciales de la respectiva contratación.       

 Artículo 10.- Etapa contractual. Corresponde al período comprendido entre la iniciación del contrato,  contado a partir de la suscripción del mismo, la obtención del registro presupuestal y la aprobación de las garantías si las hay hasta la terminación del plazo de ejecución, y se  deberá tener en cuenta lo siguiente:

Tener designada la persona responsable encargada de las labores de supervisión e interventoría del contrato.

Hacer  seguimiento al contrato dentro de una correcta actividad gerencial y adecuados criterios de gestión.

Las prórrogas, adiciones y modificaciones al contrato, sólo se pueden realizar durante el plazo de ejecución del mismo y antes de su vencimiento, las mismas deben estar enmarcadas dentro de los fines de la contratación y el interés general.

En el evento de pactar cláusulas exorbitantes en los contratos, se deben hacer efectivas las mismas de manera oportuna, cuando haya lugar a ello, dentro del plazo del contrato.

Artículo 11.- Etapa Postcontractual. Corresponde a la etapa contada a partir de la finalización del plazo  de ejecución del contrato hasta su liquidación.

En esta etapa se debe realizar la liquidación del contrato lo cual deberá efectuarse dentro de un plazo máximo de seis (6) meses contado a partir de la finalización del plazo de ejecución del contrato. En dicha liquidación se hará un balance del contrato, en el que se refleje claramente el cumplimiento de las obligaciones de las partes y los pagos efectuados.

Artículo 12.- Indicadores de Gestión. Se deberán  establecer indicadores de gestión que permitan hacer  seguimiento y control a los resultados de la  actividad contractual, elaborándose los informes correspondientes los cuales deberán ser presentados a la junta directiva.

 Artículo 13.- Comité de Control de la Actividad Contractual. Las Empresas Sociales del Estado deberán conformar un comité de control de la actividad contractual que les permita servir de apoyo a la Gerencia en los sistemas de contratación, en la evaluación y selección de las ofertas y en el seguimiento y control de la ejecución de los contratos, así como  en la evaluación de los resultados de la misma.

 Artículo 14.- Control Social. Se deben establecer mecanismos y canales de comunicación que garanticen la participación de la ciudadanía, órganos de control, grupos de interés y demás actores sociales, en la vigilancia y seguimiento de la actividad contractual.

 Artículo 15. Adecuación de reglamentos de contratación a los lineamientos establecidos en la presente resolución. La Junta Directiva de la Empresa Social del Estado dentro de los tres (3) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución, adoptará el estatuto de contratación dando cumplimiento a lo definido en la presente resolución. Dentro del mes siguiente a la adopción, el Gerente o Director  deberá adecuar los manuales y reglamentos de contratación de la entidad al estatuto adoptado.

Los contratos y procedimientos de selección que se encuentren en curso a la fecha de entrada a regir de la presente resolución, continuarán sujetos a las disposiciones que sirvieron de base para la contratación hasta su finalización.

Artículo 16.- Vigencia y Derogatoria.- La Presente  resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.